Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS) PT Kawasan Industri Gresik

BAB I
A. PENDAHULUAN
PT. Kawasan Industri Gresik berkomitmen menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG), Pedoman Perilaku (Code of Conduct) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku secara konsisten dan berkesinambungan. Komitmen ini diharapkan mampu mempertahankan eksistensi Perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan.

Sejalan dengan komitmen tersebut PT Kawasan Industri Gresik senantiasa memenuhi kepentingan stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik berdasarkan azas kewajaran dan kesetaraan.

Dalam penerapan prinsip-prinsip GCG dimungkinkan atau bahkan seringkali muncul laporan dugaan pelanggaran dari stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik.

Laporan dugaan pelanggaran tersebut harus diselesaikan dengan baik agar tidak merugikan stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik maupun perusahaan. Mekanisme pelaporan atas dugaan pelanggaran diatur dalam Pedoman Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran (Whistle blowing System).

B. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN
a. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
b. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi yang diubah dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi;
c. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban;
d. Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP);
e. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi;
f. Peraturan Pemerintah Nomor 57 tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus Bagi Pelapor dan Saksi Tindak Pidana Pencucian Uang;
g. Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-09/MBU/2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara;
h. Anggaran Dasar Perseroan Sebagaimana telah diubah terakhir berdasarkan Akta Nomor : 32 Tanggal 09 April 2015 dibuat di hadapan Slamet Wahjudi, S.H., Notaris di Gresik;
i. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT. Kawasan Industri Gresik ;
j. Pedoman Etika Perusahaan PT Kawasan Industri Gresik;
k. Surat Keputusan Direksi Nomor : 22/Kpts/Dir/1998 Tentang Disiplin Pegawai;
l. Board Manual PT Kawasan industri Gresik. ditetapkan di Gresik 17 April 2017.

C. MAKSUD DAN TUJUAN

Pedoman Whistleblowing System ini disusun sebagai panduan dalam menangani pelaporan dugaan pelanggaran yang disampaikan oleh stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik, dengan tujuan:

1. Menciptakan iklim kerja yang kondusif dan menjadi sarana bagi stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik untuk melaporkan hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan baik finansial maupun non finansial yang dapat merusak citra dan keberlangsungan usaha perusahaan;
2. Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara efektif dan sekaligus melindungi kerahasiaan identitas pelapor serta tetap menjaga informasi ini dalam arsip khusus yang dijamin keamanannya.
3. Mengurangi kerugian yang terjadi karena pelanggaran melalui deteksi dini.
4. Meningkatkan reputasi Perusahaan.
5. Memberikan kesempatan kepada stakeholders dan Insan Perusahaan PT. Kawasan Industri Gresik dalam menyampaikan laporan dugaan pelanggaran berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
6. Sarana untuk menangani masalah dugaan pelanggaran secara internal sehingga tidak meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat public.
7. Memberikan umpan balik untuk perbaikan dan penyempurnaan internal control.

D. PRINSIP DASAR

Penyampaian laporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh pelapor harus memberikan informasi, bukti, atau dugaan yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan dan memenuhi unsur- unsur sebagai berikut:

1. What : Apa dugaan pelanggaran yang diketahui.
2. Where : Dimana perbuatan pelanggaran tersebut terjadi/dilakukan?
3. When : Kapan perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?

4. Who : Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan pelanggaran tersebut?
5. How : Bagaimana perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan?
Agar laporan atas dugaan pelanggaran dapat ditindaklanjuti, pelapor harus mencantumkan identitas yang jelas dan lengkap.

E. TIM PENGELOLA DAN INVESTIGASI WBS

Untuk menangani pelaporan dugaan pelanggaran, Direksi membentuk Tim Pengelola dan Investigasi WBS dengan susunan Tim dan Uraian Tugas sebagai berikut :

1. Tim Pengelola dan Investigasi WBS :
Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System dibentuk dan ditetapkan oleh Direksi untuk menyelenggarakan dan mengelola Whistleblowing System.

Susunan tim pengelola dan investigasi WBS terdiri dari :
1. Staf Direksi (Koordinator).
2. Mgr SDM & Keamanan (Anggota)
3. Mgr Pemasaran & Hukum (Anggota)
4. Mgr Akuntansi (Anggota)
5. Mgr Logistik & Aset (Anggota)
6. Mgr Teknik & Pengembangan (Anggota)
7. Sekretaris Dewan Komisaris

2. Uraian Tugas Tim Pengelola dan Investigasi WBS adalah sebagai berikut :

a. Menerima, mencatat (meregister) dan mengelompokkan laporan pelanggaran berdasarkan kategori terlapor.

b. Melaksanakan program perlindungan pelapor sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, termasuk menjaga kerahasiaan pelapor dan terlapor (asas praduga tidak bersalah).
c. Menjaga komunikasi teratur dengan Pelapor.
d. Membuat telaah atas laporan awal.
e. Melakukan laporan kepada Direksi atau Dewan Komisaris, sebelum dilaksanakan Investigasi.
f. Melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan dengan tujuan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti yang diperlukan guna memastikan bahwa telah terjadi pelanggaran atau tidak., dan apabila dalam pelaksanaan investigasi diperlukan audit investigasi dapat menggunakan auditor investigasi eksternal.
g. Melaporkan hasil investigasi sesuai dengan katagori yang dilaporkan.
h. Melaporkan laporan perkembangan (activity report) setiap 6 bulan sekali kepada Direksi.

F. LINGKUP PELAPORAN

Lingkup Pelaporan yang akan ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System merupakan tindakan yang dapat merugikan perusahaan yang dilakukan oleh Insan PT Kawasan Industri Gresik, meliputi antara lain:

1. Korupsi dan Tindak Pidana Ekonomi :
a. Tindak pidana yang berupa tindak pidana korupsi baik yang menguntungkan diri sendiri atau pihak lain, kecurangan, penyalahgunaan kewenangan terkait pengelolaan dan penggunaan dana milik Perusahaan (financial fraud), suap, gratifikasi yang dilakukan oleh Insan Perusahaan.
b. Pelanggaran terhadap prinsip dan proses akuntansi tentang laporan keuangan, pelanggaran terhadap ketentuan perpajakan dan ketentuan lainnya yang serupa, tindakan kecurangan atau tindakan apapun yang dapat menimbulkan kerugian finansial bagi perusahaan dan atau pihak lain yang dilakukan oleh Insan Perusahaan.

2. Tindak kejahatan terkait pidana umum :
Berbagai bentuk tindak pidana/kriminal sebagaimana diatur dalam KUHP dan peraturan perundangan lainnya, mencakup namun tidak terbatas pada pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, dan perbuatan kriminal lainnya termasuk tindakan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, keamanan perusahaan, dan kehidupan masyarakat dan lingkungan yang dilakukan oleh Insan Perusahaan.
3. Pelanggaran terkait kebijakan Perusahaan :
Seluruh pelanggaran selain korupsi dan tindak pidana ekonomi, serta tindak pidana umum yang diatur dalam Pedoman Etika Perusahaan dan dalam berbagai kebijakan dan ketentuan/prosedur operasional perusahaan, serta Kebijakan Disiplin Pegawai yang dilakukan oleh Insan Perusahaan.

G. KEWENANGAN PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARA
1. Dugaan Pelanggaran oleh Karyawan
Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Karyawan termasuk Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System, merupakan kewenangan Direktur Utama
2. Dugaan Pelanggaran oleh Direksi/Dewan Komisaris

Penanganan laporan dugaan pelanggaran yang berkaitan dan/ atau dilakukan oleh Direksi/Dewan Komisaris merupakan kewenangan Pemegang Saham.

BAB II
MEKANISME PELAPORAN WHISTLEBLOWING SYSTEM

A. TATA CARA PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN

1. Pelapor menyampaikan laporan secara tertulis tentang dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Insan Perushaan PT. Kawasan Industri Gresik kepada Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System dengan alamat:Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System PT. Kawasan Industri Gresik Jl. Tridharma No. 03 Gresik 61121.

2. Pelapor dapat juga menyampaikan laporan dugaan pelanggaran kepada Tim Pengelola dan Investigasi Whistleblowing System PT. Kawasan Industri Gresik melalui saluran yang telah disediakan Perusahaan di bawah ini:

Telepon : 031 3984472-3984271 ext 287
Fax : 031 3982117
SMS : 081 332669431
Emile : www.wbs@kig.co.id

3. Pelapor wajib melengkapi laporan dugaan pelanggaran dengan identitas pelapor lengkap disertai alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi (jika ada).

B. PENGELOLAAN LAPORAN DUGAAN PELANGGARAN

1. Tim pengelola dan investigasi wistleblowing system menerima setiap laporan dugaan pelanggaran, memberikan Tanda Terima Laporan kepada pelapor dan/atau mencatat laporan tersebut yang memuat:

a. Nomor urut laporan
b. Tanggal penerimaan
c. Nama pelapor
d. Nama terlapor
e. Deskripsi singkat, kegiatan, ketentuan yang dilanggar.
f. Saluran yang digunakan (fax/telp/SMS/E-mail/surat)
g. Petugas penerima

2. Tim pengelolaan dan investigasi wistleblowng system melakukan validasi data pelapor dan menganalisa laporan dugaan pelanggaran yang masuk apakah memenuhi unsur 4W1H (What, Where, When, Who dan How) untuk ditindaklanjuti oleh Tim Pelaksana. Apabila laporan belum memenuhi unsur tersebut, tim dapat melakukan klarifikasi kepada Pelapor.

3. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang tidak memenuhi unsur sebagaimana poin 2 , Tim menyimpan dokumen laporan dugaan pelanggaran tersebut.

4. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang telah memenuhi unsur 4W1H (What, Where, When, Who dan How) namun tanpa identitas pelapor, maka Tim menyampaikan laporan tersebut kepada Direksi /Komisaris untuk mendapat persetujuan atau tidaknya dilakukan proses tindak lanjut.

5. Terhadap laporan dugaan pelanggaran yang memenuhi unsur sebagaimana poin 2 , Tim pengelola dan Investigasi WBS akan melakukan proses penelitian awal adanya dugaan pelanggaran dan membahas hasilnya dalam rapat Tim Pengelola dan Investigasi WBS.

6. Membuat dan menyampaikan Laporan Hasil Penelitian awal yang telah dibahas didalam rapat Tim yang dituangkan dalam berita acara laporan hasil penelitian awal Awal kepada:

a. Pemegang Saham, jika terlapor adalah Direksi / Dewan Komisaris;
b. Direksi jika terlapor adalah Karyawan.

7. Jika hasil penelitian awal memerlukan audit khusus, maka Tim Pengelola dan investigasi wbs dapat Melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan dengan tujuan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti yang diperlukan guna memastikan bahwa telah terjadi pelanggaran atau tidak.

8. Dalam hal Terlapor adalah Direksi/Dewan Komisaris, proses audit khusus lebih lanjut diserahkan kepada Pemegang Saham sesuai mekanisme yang berlaku.

9. Dalam hal Terlapor adalah Karyawan, dilakukan proses Investigasi sebagai berikut:

a. Direksi melakukan pembahasan dan memberikan persetujuan/rekomendasi kepada Tim pengelola dan Investigasi WBS untuk melakukan Investigasi.
b. Tim Pengelola dan Investigasi WBS melakukan investigasi dengan berpedoman pada Surat Persetujuan Direksi yang berlaku untuk melakukan investigasi dan melaporkan hasil investigasi kepada Direksi.
c. Jika dianggap perlu Dalam pelaksanaan Investigasi dapat menggunakan auditor eksternal untuk melakukan audit khusus.
d. Direksi melakukan pembahasan laporan hasil investigasi.
e. Jika hasil investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,

1. Direksi menyampaikan rekomendasi pengenaan sanksi kepada Manajer SDM untuk diproses lebih lanjut dengan mempedomani Surat Keputusan Direksi yang berlaku tentang Disiplin Karyawan.

2. Manajer SDM menyampaikan laporan pengenaan sanksi kepada Direksi dan Tim pengelola dan investigasi WBS.

f. Jika hasil audit investigasi menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI, Direksi menyampaikan rekomendasi kepada Tim pengelola dan investigasi wbs untuk tidak menindaklanjuti dugaan pelanggaran tersebut.
g. Selanjutnya tim pengelola dan investigasi wbs membuat dan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen pertinggal.

10. Apabila ada permintaan dari Pelapor terhadap proses penyelesaian laporan dugaan pelanggaran yang diajukan, maka Perusahaan melalui Tim Pengelola dan investigasi Whistleblowing System dapat memberikan penjelasan dan/atau tanggapan.

C. LAPORAN KEGIATAN TIM PENGELOLA DAN INVESTIGASI WHISTLE BLOWING SYSTEM(WBS).

Tim pengelola dan investigasi wbs wajib membuat laporan kepada Direktur Utama dengan tembusan Komisaris Utama dan anggota Direksi secara berkala setiap 6 (enam) bulan.

Laporan sekurang-kurangnya memuat:
1. Jumlah laporan dugaan pelanggaran yang diterima;
2. Jumlah laporan yang memenuhi syarat untuk diproses;
3. Jumlah laporan yang tidak memenuhi syarat untuk diproses;
4. Jumlah laporan yang telah diselesaikan;
5. Jumlah laporan yang masih dalam proses.

BAB IV
PERLINDUNGAN DAN SANKSI BAGI PELAPOR

A. PERLINDUNGAN BAGI PELAPOR DAN TERLAPOR
Dalam melaksanakan mekanisme pelaporan dugaan pelanggaran, perusahaan menetapkan kebijakan perlindungan bagi pelapor berupa:
1. Perusahaan berkewajiban untuk melindungi pelapor pengaduan;
2. Perlindungan pelapor pengaduan dimaksudkan untuk mendorong keberanian melaporkan pelanggaran;
3. Perlindungan pelapor meliputi jaminan kerahasiaan identitas pelapor dan isi laporan serta jaminan keamanan bagi pelapor dari perusahaan terhadap perlakuan yang merugikan, seperti pemecatan yang tidak adil, penurunan jabatan atau pangkat, intimidasi, pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya, dan catatan yang merugikan dalam file data pribadi;
4. Perusahaan juga memberikan jaminan kerahasiaan terhadap identitas terlapor selama dugaan pelanggaran belum terbukti. SANKSI

B. BAGI PELAPOR YANG MENYAMPAIKAN LAPORAN PALSU

1. Bagi Insan Perusahaan yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan perusahaan, dapat dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan internal perusahaan atau dapat dilaporkan kepada Penegak Hukum.

2. Bagi pihak luar yang mengirimkan laporan palsu atau berupa fitnah atau laporan yang mengandung unsur itikad tidak baik yang merugikan perusahaan, dapat dilaporkan kepada Penegak Hukum.

BAB V
PENUTUP

Pedoman Whistleblowing System wajib disosialisasikan kepada seluruh Insan Perusahaan maupun stakeholders Pedoman Whistleblowing System ini disusun untuk dipedomani oleh Insan Perusahaan dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.